ניהול תהליך המכירה, החל מקבלת מידע על לקוח פוטנציאלי ועד לסגירת הסכם, מחייב עבודה עם כלי ניהול ומעקב יעיל וחכם. מערכת Leadya מאפשרת ניהול קל ופשוט של פעילות מערך אנשי המכירות באמצעות ממשק WEB נוח לשימוש.
מערכת ניהול לידים דורשת יכולות קליטה, מעקב ותיעדוף של כלל הפניות שמתקבלות בארגון תוך יכולת אינטגרציה פשוטה עם מערכות השיווק האחרות של החברה.

בארגונים מסויימים היא אף דורשת תהליך מסודר שמבוסס על פרוטוקול של כללים עסקיים מובנים על מנת שצוות אנשי מכירות יעבוד ויימדד לפי סטנדרט אחיד ואובייקטיבי , כגון איזה מידע טכני ושיווקי יש לספק לכל לקוח? ובכל כמה זמן יש לבצע שיחות follow up.

ניהול תהליך המכירה, החל מקבלת מידע על לקוח פוטנציאלי ועד לסגירת הסכם, מחייב עבודה עם כלי ניהול ומעקב יעיל וחכם. מערכת Leadya מאפשרת ניהול קל ופשוט של פעילות מערך אנשי המכירות באמצעות ממשק WEB נוח לשימוש.
מערכת ניהול לידים דורשת יכולות קליטה, מעקב ותיעדוף של כלל הפניות שמתקבלות בארגון תוך יכולת אינטגרציה פשוטה עם מערכות השיווק האחרות של החברה.

בארגונים מסויימים היא אף דורשת תהליך מסודר שמבוסס על פרוטוקול של כללים עסקיים מובנים על מנת שצוות אנשי מכירות יעבוד ויימדד לפי סטנדרט אחיד ואובייקטיבי , כגון איזה מידע טכני ושיווקי יש לספק לכל לקוח? בכל כמה זמן יש לבצע שיחות follow up? , וכו.
ניהול תהליך שכזה צריך להתבצע מול כל פניה שמתקבלת מלקוח פוטנציאלי , על מנת שמנהלי המכירות בארגון יוכלו לראות תמונה מלאה של הפעולות שבוצעו מול צבר הפניות הקיים , להעריך את היקף העסקאות שנמצאות לקראת סגירה ולקבל החלטות אובייקטיבייות בקשר להמשך הטיפול.

להלן מספר עקרונות שכדאי לזכור :

1. לא כל הלקוחות נוצרו שווים. כמו בחיים ישנם לקוחות שכדאי להשקיע בהם יותר מאמצים ותשומת לב בתהליך המכירה בשל פוטנציאל עתידי גדול יותר, לעומת כאלו שמתנהל איתם מו"מ מתיש שבסוף יתברר כמאמץ עקר. מערכת ניהול לידים טובה תסייע למנהל המכירות לתעדף את הטיפול בלקוחות בעלי פוטנציאל גדול יותר, ולנהל ביעילות רבה יותר את התהליך מול פניות בעלות פוטנציאל עסקי נמוך לחברה.

סגירת הטיפול בשלב מוקדם מול פניות שאינן רלוונטים לארגון, מפנה לאנשי המכירות זמן יקר וחוסכת את עלות המעקב וההתעסקות שככל הנראה לא יישאו פירות.

הכלל הקלאסי הידוע בקרב אנשי מכירות הוא כלל 8-4-2-1 . מכל 8 פניות, 4 תהיינה רלוונטיות ואיתם תקבענה פגישות, מתוכן ל-2 תשלחנה הצעות מחיר, ולקוח אחד יסגור עסקה.

במילים אחרות, תהליך המכירות דומה לצינור או משפך שהופך ונהיה צר יותר ככל שמתקדמים בתהליך. לכן אחד היתרונות של תוכנת ניהול לידים טובה היא היכולת לצמצם את הפניות הלא רלוונטיות כבר בשלב מוקדם על מנת להוזיל את עלות הטיפול בפניות סרק ולפנות יותר זמן לטיפול בלידים איכותיים.

2. לא כל הפניות מטופלות ביעילות. זהו עקב אכילס של מרבית החברות. מסיבה כלשהי, לגבי חלק גדול מהלידים (חלק מהאומדנים מדברים על כשני שלישים או יותר ) - לא מנוהל מעקב יעיל, אם בכלל.

הסיבות לכך מגוונות, אך הסיבה העיקרית היא ציפיות נמוכות מהפניה שהתקבלה. אם חלק גדול מהפניות שמתקבלות מאתר אינטרנט אינן איכותיות הרי שהגישה הכללית של נציגי המכירות היא מראש הססנית לגבי כל פניה חדשה. מערכת ניהול לידים טובה מסייעת לנתח האם מקור מסוים מניב פניות טובות יותר מאחר. היתרון הגדול של מערכת Leadya הוא היכולת לייחס את הליד למילת מפתח ספציפית שבה מקודם/מפורסם האתר . במידה ואיכות הלידים שמתקבלים ממילה מסויימת ו/או מפרסום באתר מסויים אינם איכותיים מספיק, הרי שניתן להפסיק להשקיע משאבי פרסום וקידום באותה מילה ולשנות את תמהיל הפרסום והשיווק של האתר באינטרנט.

3. לנהל את ההתקשרות מול מי שמקבל את ההחלטה - כדי לנהל ביעילות לידים יש צורך באבחון תהליך קבלת ההחלטות אצל הגוף הפונה. מה תפקידו של איש הקשר שיזם את הפניה? מהו הפורום שאמור לקבל את ההחלטה? האם ניתן לתאם פגישת מצגת מול הפורום הרלוונטי? איך מנוהל תהליך התמחור מול הספקים? האם יש מסמך איפיון או דרישות מיוחדות? כמה ספקים יגישו הצעות? האם תתבקש מצגת של יכולות הספק? מהם לוחות הזמנים לקבלת ההחלטה? מהם דרישות הסף הנדרשות ואם אין כאלו האם יש יתרונות למוצר שלכם שכדאי להמליץ עליהם כדרישות סף מול יתר הספקים.

4. לא כל ליד בשל לתהליך מכירה. רוב הפניות, אפילו כאשר הן מגיעות ממקור איכותי, אינן בשלות לבצע את העסקה מיד. חלקם גדול יכול להיות בתחילתו של תהליך בירור כללי והם עשויים לבצע את הרכישה רק בתוך חודשים מתחילת התהליך. חשוב מאד בתחילת ההתקשרות עם הלקוח להבין את דחיפות העסקה ללקוח , ואת לוחות הזמנים הרצויים, על מנת שמחד לא ליצור עומס מאמצי מכירה על הלקוח ו/או מסירת מידע או הצעות להנחה המחיר שאינן רלוונטים כלל בשלב הראשוני של המו"מ ולא באמת יעזרו לסגור את העסקה בזמן הקרוב, ובמקום זאת ייצרו גורם לחץ להורדת מחיר נוספת מעבר להנחה כאשר יתחדש ניהול המו"מ בעתיד.

חשוב להבין היכן נמצע הלקוח במחזור בקניה שלו. ואם לא מדובר בהחלטה קרובה איזה מידע נחוץ לספק כעת ומתי צריך לבצע את שיחת התזכורת הבאה.

זרימת עבודה במערכת Leadya מורכבת מהרכיבים הבאים:

קליטה - המערכת של Leadya מתממשקת לאתר האינטרנט של הלקוח ו/או אל עמודי הנחיתה של של הקמפיינים הפעילים שלו באינטרנט. כל הנתונים של הלקוח מתועדים מתוך טופס הפניה. לחלופין ניתן לייבא נתונים מקובץ אקסל חיצוני , או ליצור רשומות חדשות באופן ידני.

סטטוס - ממערכת Leadya מאפשרת לתעד את השלב הנוכחי של הטיפול בלקוח . סטטוס יכול להיות : תאום פגישה, קבלת RFP, העברת הצעת מחיר וכו. תיעוד הסטטוס מבטיח תהליך מקצועי שמוודא שכל לקוח יקבל את כל המידע הנחוץ על מנת לקבל החלטה וכן לקביעת הצעדים הבאים שצריך לנקוט ומועדי הפגישה, follow up הבאים .

ניהול הסטוריית התקשרות - תיעוד כל הפעולה שבוצעו מול הפניה לרבות ניסיונות התקשרות, השארת הודעות, משלוח הצעות מחיר, קביעת שיחות תזכורת למעקב בעתיד וכו.

תזכורות - מערכת Ledya מאפשרת ניהול תזכורות באופן ידני או אוטומטי. ניהול תזכורות הינו כלי חיוני בניהול עבודת המכירות , שכן אחרת קשה מאד יהיה לזכור למי צריך לחזור בעוד חודש, עם מי צריך להתקשר לתאם פגישה בעוד שבועיים ועם מי צריך לבדוק עם יש תקציב לפרויקט בעוד חצי שנה.

לסיכום
ניהול לידים דורש יצירה של פרוטוקול עסקי להתקשרות עם לקוחות פוטנציאלים שמתאים לכל ארגון בהתאם למוצרים , תרבות ארגונית וסטנדרטים שנהוגים בתעשיה בההוא פועל. לא כל הלידים יהפכו ללקוחות בסוף התהליך, אולם יש לברור את המוץ מהתבן כבר בשלב מוקדם, על מנת לא לבזבז משאבים מיותרים על פרסום במקומות הלא נכונים וגם על מנת לא להשקיע זמן מיותר על פניות בוסר או בניהול מו"מ
הלקוחות הלא נכונים ומנגד ליצעם מי שאינו שאינו מוסמך או אינו בשל לביצוע רכישה.

מערכת ניהול הלידים של leadya הופכת את תהליך ניהול הלידים למקצועי יותר , תוך חשיפת מידע משמעותית על כל לקוח והוא - אחזור מילת החיפוש שדרכה הגיע הלקוח לאתר על כל המשתמע מכך מבחינת הבנת חוזקו של שם המותג בהשגת פניות חדשות או השפעתו של תהליך הפרסום והקידום במנועי חיפוש על תנובת הלידים לארגון.